Routeplanner: welke factuurstandaard die voldoet aan de Europese Norm voor e-factureren (EN-16931) moet mijn organisatie implementeren?


2020-01-13

Beslisboom

Wanneer moet mijn organisatie de Europese norm (EN) implementeren of voor de NLCIUS gaan? Of moet mijn organisatie juist de sectorstandaard volgen of aansluiting zoeken bij het PEPPOL netwerk, waarop Simplerinvoicing (SI) participanten zijn aangesloten? Hoe verhouden deze verschillende factuurstandaarden zich tot elkaar? Allemaal vragen die spelen sinds de introductie van de Europese norm voor e-facturatie (EN 16931) in 2017. Om de keuze voor de juiste e-facturatie standaard te faciliteren, heeft het STPE een ‘routeplanner’ opgesteld. Deze routeplanner biedt een overzicht van de verschillende factuurstandaarden en begeleid organisaties bij het maken van een keuze voor de juiste e-facturatie standaard. Alle hieronder geschetste routes voldoen aan de Europese norm.

Om de mogelijke routes en informatie over de verschillende factuurstandaarden gestructureerd weer te geven, wordt hieronder eerst ingegaan op de diverse routes en vervolgens een overzicht geboden van de genoemde factuurstandaarden en hun kenmerken.

Routeplanner

Er zijn grofweg twee routes voor e-facturatie. Daarbij is het van belang of aansluiting op het PEPPOL netwerk, waarop SI participanten zijn aangesloten, gerealiseerd of gewenst is. Indien aansluiting op het netwerk gerealiseerd of gewenst is, dan wordt de SI (paarse) route gevolgd. Indien een partij niet is aangesloten of wenst aan te sluiten op het netwerk, dan zijn er een aantal andere (groene) routes mogelijk om EN compliant te factureren.

Simplerinvoicing is de PEPPOL Authority voor Nederland en is aanspreekpunt voor alle PEPPOL gerelateerde zaken. Wilt u meer weten over (het gebruik van) SI, neem dan eerst contact op met de aanbieder van uw boekhoudpakket. Zij kunnen u op weg helpen.

Voor meer informatie over Simplerinvoicing, bekijk ook “Welke infrastructuren zijn er voorhanden?”.

Simplerinvoicing route (paars)

Wanneer uw organisatie nog niet is aangesloten op het PEPPOL netwerk maar wel gebruik wil maken van e-facturatie, dan doet u dat via een Simplerinvoicing participant. In eerste instantie raden wij altijd aan contact op te nemen met uw huidige boekhoud- of ERP-pakket. Het kan namelijk zijn dat e-facturatie al mogelijk is via het huidige pakket en dan bent u snel verder geholpen.

Is uw boekhoudpakket geen participant van Simplerinvoicing? Vraag uw boekhoudpakket dan via Simplerinvoicing aan te sluiten bij het PEPPOL-netwerk. Is dat, om wat voor reden dan ook, niet mogelijk en wenst u toch elektronisch te factureren, omdat uw leveranciers dit bijvoorbeeld van u verwachten? Dan vindt u op https://www.simplerinvoicing.org/nl/participanten/ een totaaloverzicht van alle aangesloten participanten. U kunt dan overwegen over te stappen van pakket.

Om facturen via het SI netwerk te versturen, is het van belang dat de partijen waarmee u facturen wilt uitwisselen ook zijn aangesloten op het netwerk. Is dit niet het geval, start dan met het onboarden van uw uitwisselingspartners. Uw SI participant kan u hierbij ondersteunen.

Als beide partijen waartussen de factuur moet worden uitgewisseld zijn aangesloten op het SI netwerk, kunt u in de formaten SI-UBL 2.0 of PEPPOL BIS v3 facturen versturen en ontvangen via uw SI participant. Deze facturen zijn beide EN compliant. Mocht er sprake zijn van (sector) specifieke factuurinformatie, bijvoorbeeld meterstanden, dan is uitwisseling via het SI netwerk wel mogelijk, maar is hierover afstemming vereist tussen de uitwisselende partijen en de SI participant.

Groene route (overige kanalen)

Als uw organisatie geen facturen wil uitwisselen via het SI netwerk, zoals bilaterale uitwisseling of uitwisseling via de e-mail, dan zijn er ook andere routes mogelijk om e-facturen uit te wisselen die voldoen aan de EN.

Bent u voornamelijk ontvanger van facturen en komen uw leveranciers primair uit het buitenland, dan adviseert het STPE om de kale EN 16931 (zonder CIUS’en) te implementeren. Bent u voornamelijk ontvanger van facturen maar komen uw leveranciers vooral uit Nederland, implementeer dan de NLCIUS. Bent u (semi-)overheid? De Rijksoverheid (alle departementen en Rijksdiensten), decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties zijn verplicht om e-facturen conform EN te kunnen ontvangen én verwerken.

Als uw organisatie voornamelijk verzender is van e-facturen en er is een sectorstandaard beschikbaar, zoals de SETU voor de uitzendbranche of de Energie eFactuur voor de energiesector, ga dan na of deze sectorstandaard compliant is aan de EN. Als de sectorstandaard voldoet aan de EN, implementeer dan de sectorstandaard. Mocht er geen specifieke standaard voor uw sector zijn of is deze sectorstandaard niet compliant aan de EN, implementeer dan de NLCIUS. Vindt u het lastig om in te schatten of een sectorstandaard voldoet aan de EN? Het STPE kan u hierover van advies voorzien.

Alle factuurstandaarden op een rij

  • EN 16931 is de Europese norm voor e-facturatie en beschrijft de wijze van e-factureren naar overheden en is ook bruikbaar voor bedrijven onderling.
  • NLCIUS is een aanvullende specificatie op de Europese norm voor toepassing in Nederland. Een dergelijk profiel op de EN wordt ook wel een Core Invoice Usage Specification (CIUS) genoemd.
  • SI-UBL 2.0 is EN compliant en gelijk aan de NLCIUS, maar bevat een paar extra elementen om uitwisseling over het SI netwerk mogelijk te maken.
  • PEPPOL BIS v3 is EN compliant. Daarnaast is het net als de NLCIUS een CIUS, maar heeft het een aantal andere verschillen t.o.v. de Europese Norm. Via deze link kunt u alle verschillen vinden tussen PEPPOL BIS v3 en EN 16931.
  • Sectorstandaarden waarvan we weten dat deze EN compliant zijn: SETU en Energie eFactuur.