Hoe ga ik om met regelbedragen met meer dan twee decimalen?

Er zijn Nederlandse leveranciers die regelbedragen met 4 decimalen hanteren in hun financiële systemen. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen wanneer hiermee NLCIUS facturen worden opgebouwd. Een voorbeeld van een sector waarin het gebruik van meer dan 2 decimalen voor regelbedragen voorkomt is de telecomsector.

De NLCIUS is compliant aan de Europese Norm (EN) en daarin is het niet toegestaan om bedragen te specificeren met meer dan 2 decimalen. Wanneer een leverancier in zijn financiële software of ERP systeem regelbedragen heeft van 4 decimalen dan zal hij deze in een NLCIUS factuur moeten afronden naar 2 decimalen. Dit introduceert echter een kans op ongewenste afrondingsverschillen. Het totaalbedrag dat het systeem van de leverancier berekent is namelijk gebaseerd op de som van de regelbedragen van 4 decimalen en wordt daarna afgerond naar 2 decimalen. Echter, het totaalbedrag dat in een NLCIUS factuur wordt verwacht is de som van reeds naar 2 decimalen afgeronde regelbedragen.

Tabel 1 illustreert het probleem aan de hand van een voorbeeld. Kolom A bevat de bedragen zoals deze in het financiële systeem van de leverancier staan. Kolom B bevat de bedragen zoals ze verwacht worden in een NLCIUS factuur.

Het scenario resulteert in foutmeldingen bij de technische validatie van het bericht, zoals:

De afrondingsverschillen kunnen groter worden naarmate er meer factuurregels zijn. Mogelijk resulteert dit bij de berekening van het btw totaalbedrag ook in verschillende bedragen.

Oplossing: extra factuurregel per btw categorie
Het toestaan van 4 decimalen op factuurregel niveau is ingebracht als wijzigingsverzoek voor de EN bij CEN TC434.

In afwachting van een oplossing in de EN adviseert de STPE werkgroep gebruikers om bij het genereren van de NLCIUS factuur een extra factuurregel toe te voegen per relevante btw categorie. Het idee is dat met het (kleine) bedrag van deze regel het afrondingsverschil wordt weggenomen. Belangrijk is dat er een extra factuurregel wordt toegevoegd per btw categorie die in de factuur voorkomt. Daarnaast moet de btw berekend worden over het afgeronde totaalbedrag en niet over het totaalbedrag uit het financiële systeem. Anders kan alsnog een afrondingsverschil ontstaan.

Het toevoegen van een extra factuurregel wordt toegestaan in de EN. Er zijn dus geen wijzigingen nodig in de NLCIUS. Wel adviseren we partijen die de oplossing willen hanteren om dit af te stemmen met de ontvangende partij. Deze oplossing vraagt namelijk flexibiliteit van de ontvangende partij omdat deze om moet kunnen gaan met extra factuurregels (per btw categorie).

Update – status Amendement EN-16931-1
Eind april 2022 is door CEN/TC 434 “Electronic Invoicing” het resultaat van de stemmingsprocedure voor het amendement op EN 16931-1 bekend gemaakt. De uitkomst is dat het amendement in haar huidige vorm is afgekeurd. Het amendement is hiermee niet van tafel. Achter de schermen zal elk land via werkgroepen verder werken aan het semantisch datamodel van de EN 16931-1.