Hoe wordt btw berekend in de NLCIUS factuur?

Op elke factuur dient het te betalen btw bedrag te staan. In Nederland kan het btw bedrag worden berekend volgens twee verschillende methoden (zie de Belastingdienst). Als gevolg van afronding kan het resulterende btw bedrag tussen de twee methoden afwijken. De Belastingdienst vereist daarom dat bedrijven een methode kiezen en daar bij blijven. De methoden zijn als volgt:

1. Neem de factuurregel-bedragen exclusief btw en tel deze bij elkaar op. Bereken over dat totaalbedrag het totale btw bedrag. Eventuele afronding naar twee decimalen wordt dan dus toegepast op het totale btw bedrag.
2. Bereken eerst het btw bedrag per factuurregel. Pas daar eventuele afronding naar twee decimalen toe. Tel daarna die btw bedragen bij elkaar op tot het totale btw bedrag. Er hoeft dan niet meer afgerond te worden.

Voor beide methoden geldt dat ze veel gebruikt worden in Nederland. De Europese Norm (EN) biedt echter minder ruimte en staat enkel methode 1 toe. Bedrijven die methode 2 in hun facturen toepassen maar wel compliant willen zijn aan de NLCIUS (die hierin niet van de EN afwijkt) staan voor een probleem.

Figuur 1 – Voorbeeld uit de EN (p. 114) van een fictieve factuur met afrondingsverschil tussen de twee methoden.

Verzoek ingediend voor toestaan methode 2 in EN

Het verzoek om ook methode 2 voor het afronden van btw in de EN toe te staan is door Nederland als amendement ingebracht bij het Europese Technical Committee (TC) 434. Het TC434 zal het verzoek vanuit Nederland oppakken samen met de andere verzoeken die zijn ingediend door de aangesloten Europese landen. Echter is de verwachting dat het nog ruim een jaar duurt voordat de verzoeken worden opgepakt en doorgevoerd alvorens een aangepaste EN kan worden gepubliceerd.

Binnen de STPE werkgroep zijn verschillende oplossingsrichtingen behandeld en overwogen. Geen van de oplossingsrichtingen kan het probleem compleet verhelpen binnen de mogelijkheden die de NLCIUS heeft. Besloten is daarom dat methode 2 volgens het STPE ondersteund zou moeten worden in de EN, inclusief een btw bedrag op regelniveau. De werkgroep wacht de oplossing van de EN voor het toestaan van methode 2 af.

Update – status Amendement EN-16931-1
Eind april 2022 is door CEN/TC 434 “Electronic Invoicing” het resultaat van de stemmingsprocedure voor het amendement op EN 16931-1 bekend gemaakt. De uitkomst is dat het amendement in haar huidige vorm is afgekeurd. Het amendement is hiermee niet van tafel. Achter de schermen zal elk land via werkgroepen verder werken aan het semantisch datamodel van de EN 16931-1.

Wat kan een gebruiker van methode 2 nu doen?

In afwachting van de oplossing op Europees niveau, hebben gebruikers van NLCIUS facturen twee mogelijkheden. De werkgroep adviseert gebruikers om gebruik te maken van de 1 valuta-eenheid speling die in de EN wordt toegestaan in de validatie van business rule BR-CO-17. Ook is het voor organisaties mogelijk om de billing software aan te passen zodat methode 1 wordt ondersteund.

Optie 1: speling gebruiken voor het btw bedrag

Bij deze optie wordt er gebruik gemaakt van de speling die in BR-CO-17 zit ingebouwd. In de validatieartefacten van de EN is namelijk 1 valuta-eenheid speling toegestaan voor:

Voor landen zoals Nederland gaat het om 1 euro speling, en dus niet om 1 cent. Organisaties kunnen bij het totale btw bedrag per btw categorie (BT-117) het btw bedrag invullen dat overeenkomt met de berekening in hun ERP of administratiepakket, oftewel de berekening uitgevoerd volgens methode 2. Dit bedrag mag 1 euro afwijken van het totale btw bedrag zoals berekend met methode 1. Vervolgens moet er verder berekend worden op basis van het ingevoerde btw bedrag zodat ook de rest van de berekeningen in de NLCIUS factuur gewoon klopt.

Deze optie biedt organisaties de mogelijkheid om methode 2 tot op zekere hoogte toe te passen, namelijk door het btw bedrag zoals berekend over de btw regelbedragen te gebruiken. Echter is het nog steeds niet mogelijk om het btw bedrag per factuurregel op te nemen in de factuur. Daarnaast kan de speling van 1 valuta-eenheid bij facturen met veel factuurregels worden overschreden. Het opsplitsen van de factuur in meerdere facturen om binnen de speling van 1 valuta-eenheid te blijven kan hierbij een oplossing zijn, maar zal in veel gevallen als onwenselijk worden beschouwd.

Optie 2: aanpassen van de billing software (ERP of administratiepakket)

Onder deze optie wordt verstaan: het wijzigen van de billing software zodat methode 1 wordt ondersteund. Dit heeft vanuit standaardisatie-oogpunt natuurlijk de voorkeur, maar blijkt lang niet altijd haalbaar te zijn. Het (laten) aanpassen van eigen billing software is vaak erg duur en er zijn vaak lange doorlooptijden bij gemoeid.